Privacy beleid TOF

Hoe gaan wij om met persoonlijke gegevens van onze gasten en vrijwilligers.
Onze uitgangspunten:

* Iedereen die bij TOF actief is als bestuurslid, medewerker of vrijwilliger is op de
hoogte van onze privacybeleid en leeft deze na.

* Wij gaan zorgvuldig om met de aan ons toevertrouwde gegevens.
* Wij zorgen dat onbevoegden niet bij de aan ons toevertrouwde gegevens kunnen komen.
* Wij verzamelen niet meer gegevens dan benodigd is voor de organisatie van de vakanties
* Wij bewaren de gegevens niet langer dan nodig of verplicht is.
* Bij samenwerking met derden leggen wij dezelfde zorgvuldigheid op.
* De door ons opgeslagen data van personen is op verzoek van desbetreffende persoon op te vragen, inzichtelijk en te wijzigen. Via info@tof.nl is een verzoek indienen voor wijzigingen, inzage en/of verwijdering van persoonsgegevens, mogelijk.
* Wij verkopen geen gegevens aan welke andere partij dan ook. Indien nodig vragen wij daar expliciet toestemming voor.
* Wij delen voor het versturen van onze brochure en vakantiekrant adres gegevens met een postbedrijf. In geval van een vermoeden van fraude of misbruik van ons systeem kunnen wij persoonsgegevens aan de bevoegde autoriteiten overhandigen.
* Wij verwerken gegevens om de organisatie van de vakanties mogelijk te maken, te gebruiken voor de juiste vakantie indeling, wijzigingen te kunnen doorvoeren, contact op te kunnen nemen bij calamiteiten en het informeren van over de TOF Activiteiten.
* De begeleiding en medische gegevens verwerken wij om juiste begeleiding mogelijk te maken.
* Van de vrijwilliger vragen wij ook om de opleiding en beroep informatie, ten behoeve van de juiste inzet van vrijwilliger. Wij vragen eveneens een VOG verklaring en het onderteken van een gedragscode waarin richtlijnen over verantwoord begeleiden en omgang met de sociale media.

Gegevens die wij bewaren zijn:
N.A.W.
Betalingsgegevens
Boeking gegevens, persoonsgegevens en aanmeldingsgegevens
Geslacht
Geboortedatum
Opleiding / beroep
Aantal boekingen en actieve jaren
foto's en films

Foto's en films:
TOF Vakanties maak gebruik van foto's en films welke gemaakt zijn tijdens de TOF Activiteiten, voor promotie doeleinden en het verzorgen van het vakantieverslag. Om foto's op de website en Facebook pagina te zetten wordt er bij de aanmelding toestemming gevraagd. Bij bezwaar voor het gebruik van dit beeldmateriaal kan hier bij de aanmelding melding van worden gemaakt. Het beeldmateriaal staat alleen beschikbaar ten behoeve van TOF Vakanties. Ook kan er altijd met TOF Vakanties contact gezocht worden voor het verwijderen van beeldmateriaal, voor zover dit mogelijk is. Voor de voorkant van de TOF Brochure, posters, flyers en filmmateriaal zal TOF expliciet toestemming vragen.
Op sociale media publiceren wij maximaal drie foto's en een filmpje per TOF Activiteit en per bericht. Wij plaatsen deze berichten van activiteiten waarvan we het interessant vinden om snel te delen.


Wij maken gebruik van Google en Facebook. Zij kunnen informatie aan derden verschaffen indien zij hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens hen verwerken. Wij hebben hier geen invloed op.
De informatie die zij verzamelen, wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. De informatie wordt door hen overgebracht naar Google Facebook servers in de Verenigde Staten en voor onbepaalde tijd bewaard. Google en Facebook zijn aangesloten aan het Europees-Amerikaans Privacy Shield principe en stelt zich hieraan te houden. Dit houdt in dat er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele persoonsgegevens. Gevraagde cookies kunnen bij bezwaar zelf geblokkeerd worden
De financiële gegevens van de vakantiegasten bewaren we conform de fiscale bewaarplicht 7 jaar.
De persoonlijke gegevens van vakantiegasten bewaren wij een jaar. Bij aanlevering van nieuwe gegevens of actualisering daarvan verwijderen wij de eerder doorgegeven gegevens en de nieuwe bewaren wij weer een jaar Als er geen contact meer is, dan verwijderen wij de informatie na 2 jaar.
Overige gegevens waar geen bewaarplicht op rust verwijderen wij wanneer niet meer relevant. De gegevens van vrijwilligers bewaren een jaar zodat we vrijwilligers ook voor een nieuw vakantieseizoen kunnen benaderen. Als er geen contact meer is, dan verwijderen wij de informatie na 2 jaar.
Wij nemen beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te voorkomen.
Wij houden statistieken bij over het gebruik van onze website in de vorm van uw IP adres en bezochte pagina’s.
Wij kunnen de gegevens die we via de verschillende kanalen binnenkrijgen combineren. Zo kunnen we informatie die we online verzamelen (zoals via een online boeking), samenvoegen met informatie die we per post ontvangen
Wij kunnen veranderingen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in dit privacybeleid. Deze versie is van november 2018.